Creando base de datos y tabla con Microsoft Access.

 

Crear una Base de Datos y Tabla en Microsoft Access

Paso 1: Abrir Microsoft Access y crear una nueva base de datos

1. Abre Microsoft Access.
2. Selecciona "Base de datos de escritorio en blanco".
3. Asigna un nombre al archivo (por ejemplo, Inventario.accdb) y haz clic en Crear.

      

Paso 2: Crear una tabla desde vista de hoja de datos

1. Access abre automáticamente una tabla vacía llamada Tabla1.
2. En la columna ID, Access genera un campo autonumérico por defecto.
3. Haz clic en "Haga clic para agregar" y selecciona el tipo de campo (Texto corto, Número, Fecha/Hora, etc.).
4. Escribe el nombre del campo (por ejemplo: Producto, Cantidad, Precio).

        

Paso 3: Cambiar a vista de diseño para definir tipos y claves

1. Haz clic derecho sobre la tabla y selecciona "Vista de diseño".
2. Asigna un nombre a la tabla (por ejemplo, Productos).
3. Define los campos:

• IDProducto → Tipo: Autonumeración (Clave primaria)
• NombreProducto → Tipo: Texto corto
• Cantidad → Tipo: Número
• PrecioUnitario → Tipo: Moneda

        

    Paso 4: Guardar y cerrar la tabla

1. Haz clic en Guardar (Ctrl + S).
2. Cierra la tabla para volver al panel principal de Access.

Crear una base de datos es muy simple, sin embargo para la creación de las tablas si que debemos tener conocimiento de lo que queremos hacer y que información deseamos guardar, con Microsoft Access podemos hacer cualquier aplicación comercial que veas funcionando en una computadora, un punto de venta, un sistema contable, un sistema reloj de control de asistencias, un sistema de nominas, incluso utilizar la base de datos para desarrollar una aplicación web, conectar Access a una base de datos MySql, Microsoft SQL Server, MariaDB, PostgreSQL, Firebird, SQLite, etc.

A lo largo de estos artículos iremos construyendo una aplicación, para controlar el personal de una pequeña empresa.

Seguimos ...

Saludos

AppsJasr

Microsoft Access vs Microsoft Excel.

¿Qué es Microsoft Access y para qué sirve?

Microsoft Access es una herramienta de gestión de bases de datos desarrollada por Microsoft, incluida en la suite de Office. A diferencia de Excel, que se enfoca en hojas de cálculo, Access permite crear, administrar y consultar bases de datos relacionales de manera eficiente.

Access combina una interfaz gráfica intuitiva con el poder del lenguaje SQL y la posibilidad de automatizar procesos mediante macros y VBA (Visual Basic for Applications). Es ideal para pequeñas y medianas empresas que necesitan controlar información estructurada sin invertir en sistemas complejos como SQL Server u Oracle.

¿Qué es una base de datos relacional?

Una base de datos relacional es un sistema que organiza la información en tablas relacionadas entre sí mediante claves primarias y foráneas. Cada tabla representa una entidad (por ejemplo, clientes, productos o ventas), y las relaciones permiten vincular datos de forma lógica y estructurada.

Características clave:

• Integridad referencial: garantiza que las relaciones entre tablas sean válidas.
• Normalización: evita la duplicación de datos y mejora la eficiencia.
• Consultas SQL: permiten extraer, filtrar y combinar información de múltiples tablas.

Access implementa este modelo relacional de forma visual, facilitando la creación de relaciones entre tablas sin necesidad de escribir código complejo.

Diferencias entre Microsoft Access y Excel

Aunque ambos programas pertenecen a Microsoft Office, tienen propósitos distintos:

Característica	Microsoft Access	Microsoft Excel
Tipo de herramienta	Gestor de bases de datos relacional	Hoja de cálculo
Estructura de datos	Tablas relacionadas	Celdas en hojas independientes
Volumen de datos	Maneja grandes volúmenes con eficiencia	Limitado por filas y rendimiento
Automatización	Macros y VBA orientado a datos	Macros y VBA orientado a celdas
Consultas y filtros	SQL, consultas avanzadas	Filtros básicos y fórmulas
Seguridad y control	Control de acceso por usuario	Menor nivel de seguridad estructural

Conclusión: Excel es excelente para análisis rápidos y cálculos, mientras que Access es ideal para almacenar, relacionar y consultar grandes volúmenes de datos de forma estructurada.

¿Qué aplicaciones se pueden desarrollar con Microsoft Access?

Access permite crear aplicaciones completas de gestión de datos, con formularios personalizados, informes automatizados y lógica de negocio integrada. Algunas aplicaciones comunes incluyen:

Ejemplos de aplicaciones:

• Control de inventarios con alertas de stock bajo.
• Gestión de clientes y ventas con historial y seguimiento.
• Sistema de facturación con cálculo automático de impuestos.
• Registro de empleados y asistencia con reportes mensuales.
• Seguimiento de proyectos con cronogramas y responsables.
• Control de gastos por departamento, alineado a políticas fiscales.

Además, Access puede integrarse con otras herramientas como Excel, Outlook, SQL Server y servicios web mediante APIs, lo que lo convierte en una plataforma versátil para automatizar procesos administrativos.

Conclusión

Microsoft Access es una solución poderosa y accesible para quienes necesitan gestionar información de forma estructurada, segura y escalable. Su enfoque relacional, combinado con herramientas de automatización y presentación, lo convierte en una excelente opción para desarrollar aplicaciones empresariales sin necesidad de conocimientos avanzados en programación.

¿Estás listo para transformar tus procesos con Access? ¡Empieza hoy y lleva tu gestión de datos al siguiente nivel!

Saludos

JASR

Introducción a Microsoft Access

Explorando el Poder de las Bases de Datos.  

Microsoft Access es una herramienta poderosa y accesible que permite crear, gestionar y analizar bases de datos de forma visual e intuitiva. A diferencia de Excel, Access está orientado a trabajar con grandes volúmenes de información estructurada, relaciones entre datos y automatización de procesos.

A continuación, presentamos los temas fundamentales para iniciar con confianza:

1. ¿Qué es Microsoft Access y para qué sirve?

• Definición de base de datos relacional.
• Diferencias entre Access y Excel.
• Aplicaciones reales: inventarios, clientes, ventas, control académico, etc.

2. Elementos principales de Access

• Tablas: almacenamiento estructurado de datos.
• Consultas (Queries): extracción de información específica.
• Formularios: interfaz amigable para entrada y visualización de datos.
• Informes (Reports): presentación impresa o digital de resultados.

3. Creación de una base de datos desde cero

• Interfaz y entorno de trabajo.
• Diseño de una tabla con campos clave (texto, número, fecha, etc.).
• Establecer llaves primarias y relaciones entre tablas.

4. Introducción a consultas

• Consultas de selección básicas.
• Filtros por criterios.
• Ordenamiento y agrupación.

5. Formularios e informes simples

• Diseño visual con el asistente.
• Inclusión de controles como cuadros de texto y listas.
• Generación de informes con totales y subtotales.

6. Consejos básicos de buenas prácticas

• Planificar la estructura antes de crear.
• Evitar datos duplicados mediante relaciones.
• Realizar copias de seguridad frecuentes.
• Nombres descriptivos y coherentes para objetos.

Microsoft Access es una excelente puerta de entrada al mundo de las bases de datos. Su entorno amigable lo hace ideal para quienes quieren crear soluciones útiles sin ser desarrolladores expertos. ¡Explorar Access es dar un paso hacia la automatización y el control inteligente de datos!

A partir de este articulo estaremos enseñando los temas listados, generando aplicaciones de uso didáctico y de uso como herramientas, para contabilidad y administración.

Vamos.

Saludos cordiales.

JASR

Lector Archivos XML + Descarga Masiva XML SAT

Read CFDI Pro (Lector de archivos XML) y AddOnSAT (Descarga masiva de archivos XML del SAT) todo incluido en Microsoft Excel, la herramienta por excelencia del contador.

Con la nueva pestaña AppsJasr te incluye por un solo pago de $500.00 anual, estas 2+1 herramientas que todo contador, facturista o analista de datos debe tener.

Read CFDI Pro (Lector de archivos XML)

AddOnSAT (Descarga masiva de archivos XML del SAT mas de 2000 xml)

+1

Down-XML-SAT

 (Descarga masiva de archivos XML del SAT) Versión escritorio, para el caso de aquellos usuarios que no se acomodan a trabajar todo desde Excel, se incluye también con el pago de la misma licencia.

Puedes ver el funcionamiento de cada una de las herramientas dando clic en el link del nombre de la aplicación, y descargar el demo para tu evaluación.

Si deseas adquirir este paquete de herramientas, contáctanos vía WhatsApp al 9614603652, para darte a conocer el proceso de compra, contamos con pagos a meses sin intereses.

Para los usuarios que actualmente ya cuentan con las herramientas integradas en Excel y desean tener la versión de escritorio para descarga de archivos, paga solo la diferencia.

Porque sabemos que para poder realizar un trabajo eficientemente, hemos realizado este paquete que te permitirá ser mas ligero tu trabajo.

En AppsJasr estamos en constante actualización de las herramientas, porque también somos contadores y tenemos que adaptarnos a los cambios.

DESCARGA NUESTRA HERRAMIENTA DES AQUI:

ReadCFDI Pro/AddOnSAT

Carga Batch DIOT 2025

Layout para la Carga Batch DIOT 2025 actualizado.

En apoyo a la profesión y a las aplicaciones que nos faciliten nuestras labores diarias como contadores, ponemos a disposición la carga batch desde Excel para importar la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros version 2025, con los requerimientos para la nueva plataforma de declaraciones informativas del SAT.

No olviden que para toda aplicación que se desarrolla en Excel requieren que se habiliten las macros de Excel, y confiar en los modelos de VBA, de lo contrario no funcionaran los botones de acción.

Para cada equipo debes hacer una solicitud de descarga, si compartes el archivo que se descargo en otro equipo no podrás utilizarlo.

Asegúrate también de no cambiar el nombre del archivo al descargarlo y abrirlo con el nombre original, si le cambias el nombre el archivo no funcionara.

Es muy importante que en el llenado de las columnas se revisen las reglas del manual que publico el SAT, ya que la mayor parte de los errores que se presentan al subir el archivo txt, son por errores de llenado en las columnas, el layout se genera bien para hacer la carga lo que si ya no valida son las reglas de llenado de las columnas, únicamente se validan los tipos de datos, "la ultima columna es obligatorio su llenado".

En el formulario de Excel, conforme al manual de llenado, de la columna H a la columna Q corresponde al dato que se tiene que capturar del VALOR DE LOS ACTOS O ACTIVIDADES, de la columna R a la columna AA corresponde al dato que se tiene que capturar del IVA ACREDITABLE, De la columna AB a la columna AA corresponde al dato que se tiene que capturar del IVA NO ACREDITABLE, y De la columna AV a la columna BB corresponde al dato que se tiene que capturar de DATOS ADICIONALES, la columna BB es de llenado obligatorio.

Nota: No lucren con la aplicación, seria un acto deshonesto si lo obtienen gratis. Prohibido lucrar con esta ampliación.

READ CFDI PRO (Lector de archivos XML cfdi) y AddOnSAT (Descarga Masiva XML desde Excel.) por tan solo $450.00 licencia anual, descarga el demo y prueba la aplicación todo desde Excel.

DESCARGA Carga Batch DIOT 2025

Si deseas evitar el mensaje de licencia vencida, puedes enviarme un correo para activar la aplicación pagando tan solo $50.00, con esto ayudas a que podamos seguir creando aplicaciones de gran utilidad y gratuitas, considera que a cada aplicación se le invierte tiempo y dedicación para el buen funcionamiento.

appsjasr@gmail.com o atencionclientes@appsjasr.com.mx

Saludos cordiales

JASR